最近、どん、どん、アナログ指向が強まってきている気がします。
コクヨのノートカバー (SYSTEMIC) を手に入れました。人気商品のようで近くの文房具屋さんにはなく、通販での入手です。
これだけだと1,500円にも届かないので、送料無料にすべく最近気に入ってるボールペンのシリーズでパーカーのジョッターフライター(全SUS仕様)を合わせました。クリップがパーカー独特の矢印形状でカバーなどに挿してあってもしっかりと存在感があります。
私は通常サイズ(セミB5)のノートをずっと使っているので、ノートカバーもセミB5サイズです。この値段にしては、そこそこの質感もあって安っぽくなく、表裏ともペンなどが差し込めるポケットがあるところがいいです。表紙は適度な堅さがあり、しおりの紐と開き止めのゴムバンドもあります。
ボールペンをポケットから引き出し、ゴムバンドを外して、しおり紐を使って最新ページを開くという一連の動作がスムーズに一瞬でできます。こいつは仕事が出来るぞというオーラを周りに出せる"かも"しれません。
今から１０年以上前(1997.11)にpalm pilot pro(PDA)をゲットして、これで手書きのノートはやめて手元の情報全てを電子化してPDAに集約しようと企んだのですが、当時は設計という仕事柄、絵や図が重要な上、議事録もスピードと量をこなす必要があって、完全に電子化することはできませんでした。
結局、その時から、palm(PDA)とノートのハイブリッドに落ち着きます。
ところが、この方法がなかなかよくて、今も基本的に同じやり方のままです。
ルールは簡単、
■ノートのルール
・ノートに書き込む時には、ページの上部に必ず「日付」を書く
・表紙には「ノートの通しＮｏ．」と、「使用開始日付〜使用終了日付」を書く
ノートの使用ルールとしては、これだけ。
何冊にも分けて分類したりもしません。ひたすら時系列で書きます。
※内容の書き方としては、実際に議事録や指示書を起こさなくても、その後のいつでも議事録(ワープロ)を起こせる程度のメモを残すことを心がけます。何週間も経ってから、やっぱり議事録を作っといてと頼まれても、涼しい顔で正確な議事録(ワープロ)が作れると、なかなか、かっこいい。
■ＰＤＡ(Palm Z22)のルール
一方、PDAでは、スケジュールとアドレス(と言っても、住所は殆ど入れない。アルファベット3文字での名前検索)を主に管理します。昔は、たくさんのソフトがあり、専用モデムも加えてメール等にも使いましたが、今現在だと、スケジュール、アドレス、パスワードの管理(母艦PC側では暗号化されるもの)に落ち着きました。
スケジュールには、メモがつけられますから、ただ"打ち合わせ"と入れるのではなく、何の打ち合わせか、誰とか等、後で"検索"に引っかかる何かを意識的に付加しておきます。
■効果・使い方
ノートは、単に時系列で、呟き的なことも含めて、ジャン、ジャンなんでもメモっていくので、すごい量になっていきます。
これを通しNo.順に並べて保管します。(そう!!簡単に並べるために表紙に通しNo.を書くのです)
仕事は、通常、複数が平行してすすんでるでしょうから、前の作業や打ち合わせ結果を確認しながら進めることになるでしょう。その際は、どんなに複数の仕事が平行してても、問題ありません。まず、PDA(palm Z22)で検索をかけます。PDAで検索をかけると、打ち合わせやイベントの日付が分かります。（←これが、超重要）
その日付からノートを見つけます。ノートのページにも日付がありますから、そのページのメモ書き見れば、バッチリです。→これで、今まで、何度、助かったことか。
人の記憶は時間が立つほどにかなりいい加減なもので、しかも、重要な仕事をこなしつつもメモをとらない人が結構いるのです。メモや記録がなにもないと、感情と声の大きさで仕事が進みがち。最後には「言った」、「言わない」の世界が待ってます。これは、避けたい。
あと、ときどきノートを見返せば、いついつに約束したことが、どうなってるかということを確認できて、関係者への催促や自分の作業の備忘にも有効です。
GRD2
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